ATS nedir: Aday Takip Sistemi ile ilgili 7 Bilinmesi Gereken

Bu makalede, ATS’nin ne olduğu, nasıl çalıştığı, avantajları ve adayların bu sistemler karşısında nasıl daha etkili olabileceği gibi konulara detaylıca değineceğiz.

ATS Nedir?

ATS (Aday Takip Sistemi - Applicant Tracking System), şirketlerin işe alım süreçlerini daha verimli yönetmelerini sağlayan bir yazılımdır. İş ilanlarının oluşturulmasından aday takip ve değerlendirme süreçlerine kadar her aşamada otomatik olarak çalışarak insan kaynakları ekiplerine zaman tasarrufu sağlar. Aday takip sistemleri, şirketin ihtiyaç duyduğu adayları hızla belirleyerek doğru bir işe alım sürecini destekler.

Büyük şirketler, yoğun başvuru trafiğini yönetmek için ATS yazılımı kullanır. Bu sistem, iş ilanı kriterlerine göre başvuruları otomatik olarak tarar, anahtar kelimeleri analiz eder ve uygun adayları belirler. ATS, CV’leri değerlendirerek kriterlere göre puanlandırır ve işe alım sürecini hızlandırır. Özellikle bulut tabanlı ATS yazılımı, veri yönetimi açısından iyi bir çözüm sunarak diğer işe alım süreçlerini de kolaylaştırır.

ATS Nasıl Çalışır?

1. İş İlanının Yayınlanması

ATS, işe alım sürecine iş ilanının oluşturulmasıyla başlar. İnsan kaynakları ekibi veya işveren, iş tanımını ve adayda aranan yetkinlikleri sisteme girer. Bu bilgilerle ATS, başvuruları otomatik olarak çeşitli platformlara yayımlar. Böylece iş ilanları LinkedIn, Indeed, Glassdoor gibi popüler kariyer sitelerinde ve şirketin web sitesinde hızlıca yayınlanır, geniş bir aday havuzuna ulaşılır.

Örneğin, biyoteknoloji firması laboratuvar araştırmacısı aradığında, ATS yazılımı ilanı tüm platformlarda eş zamanlı olarak yayımlar. ATS, başvuruları belirlenen kriterlere göre tarar ve doğru adayları hedefler. Bu sayede şirket, işe alım sürecini daha verimli ve hızlı bir şekilde başlatabilir, doğru adayları daha kısa sürede bulabilir.

2. Başvuruların Toplanması

Adaylar, iş ilanına başvurduklarında CV’leri ve başvuru formları doğrudan ATS veritabanına kaydedilir. E-posta yoluyla gönderilen veya şirketin web sitesi üzerinden yapılan başvurular da sistem tarafından organize edilir ve erişilebilir hale getirilir. ATS, tüm başvuruları tek bir merkezde topladığı için İK ekibi, adayları tek tek e-posta üzerinden incelemek yerine sistem üzerinden kolayca yönetebilir.

Örneğin, bir şirket bir hafta içinde 500 başvuru alıyorsa, ATS tüm bu CV’leri kategorize eder ve İK ekibinin manuel olarak yüzlerce e-posta açmasına gerek kalmaz. Bunun yerine, sistem başvuruları belirlenen kriterlere göre filtreleyerek uygun olanları öne çıkarır.

3. CV’lerin ve Başvuruların Tarama ve Analiz Edilmesi

ATS, başvuruları belirli kriterlere göre değerlendirir ve en uygun adayları belirler. İlk olarak, iş tanımında belirtilen beceriler, sertifikalar ve deneyim seviyeleri CV'lerde aranır. Örneğin, biyomühendislik alanında bir araştırmacı arıyorsa, sistem "hücre kültürü," "fermentasyon" ve "biyoproses mühendisliği" gibi terimleri içeren CV’leri önceliklendirir.

Ayrıca ATS, CV'nin formatını analiz eder. Karmaşık tasarımlar, grafikler veya tablolar içeren CV'ler, ATS tarafından yanlış taranabilir. Bu nedenle, sade ve metin tabanlı bir format kullanmak, ATS uyumluluğu için önemlidir. Diğer bir analiz yöntemi ise deneyim süresi ve eğitimle uyumdur.

Örneğin, 5 yıl deneyimli bir biyoteknoloji uzmanı arayan şirket, ATS aracılığıyla adayların iş geçmişini inceleyerek kriterlere uyanları hızlıca belirleyebilir.

4. Adayların Ön Elemeden Geçirilmesi

ATS, başvuruları inceledikten sonra her aday için bir uygunluk puanı belirler. En yüksek puanı alan adaylar İK ekibinin önüne düşerken, düşük puan alan adaylar sistemin alt sıralarında kalabilir. Bu süreçte İK ekibi, ATS tarafından önerilen adayları manuel olarak inceleyerek uygun olanları mülakat aşamasına yönlendirebilir.

Örneğin, bir biyoteknoloji firması laboratuvar teknisyeni pozisyonu için 200 başvuru aldıysa, ATS bunları tarayarak en uygun 20 adayı belirleyebilir. İnsan kaynakları uzmanı, bu adayların CV’lerini detaylı bir şekilde inceleyerek mülakat için en iyi seçenekleri belirleyebilir.

ATS ayrıca adaylara otomatik yanıtlar göndererek süreç hakkında bilgilendirme yapar. Örneğin, başvurusu olumlu değerlendirilen adaylara “Mülakat aşamasına geçtiniz, sizinle en kısa sürede iletişime geçeceğiz” şeklinde bir e-posta gönderilebilir. Elenen adaylara ise teşekkür mesajı iletilerek süreç kapatılabilir.

5. Mülakat Sürecinin Yönetilmesi

ATS, mülakat sürecinin daha düzenli yürütülmesini sağlar. Sistem üzerinden mülakat tarihleri planlanabilir, adaylara otomatik davet gönderilebilir ve işe alım ekibiyle koordinasyon sağlanabilir.

Örneğin, bir şirket bir hafta içinde 10 adayla mülakat yapacaksa, ATS bu görüşmeler için takvim entegrasyonu ile uygun tarihleri belirler ve adaylara hatırlatma e-postaları yollar. Ayrıca bazı gelişmiş ATS sistemleri, video mülakat entegrasyonu sunarak adayların online görüşmelere kolayca katılmasını sağlar.

Mülakat sırasında işe alım ekibi, adaylarla ilgili notlarını ATS’ye kaydedebilir. Örneğin, bir adayın teknik bilgisinin güçlü olduğu ancak iletişim becerilerinin yetersiz olduğu not olarak eklenebilir. Bu bilgiler, sonraki değerlendirme aşamalarında karar vermeyi kolaylaştırır.

6. Nihai Değerlendirme ve İş Teklifleri

Mülakat süreci tamamlandıktan sonra ATS, adayların değerlendirme puanlarını ve mülakat notlarını bir araya getirerek nihai bir sıralama oluşturur. İK ekibi, bu sıralamaya göre en uygun adaylara iş teklifinde bulunabilir.

Örneğin, bir biyoteknoloji firması, final aşamasına kalan üç aday arasından seçim yaparken ATS üzerindeki değerlendirme puanlarını ve mülakat notlarını inceleyerek kararını verebilir. Seçilen adaya iş teklifi e-posta yoluyla gönderilir ve kabul süreci ATS üzerinden takip edilir.

7. Veri Analizi ve Raporlama

İşe alım süreci tamamlandıktan sonra ATS, detaylı analiz ve raporlar sunarak şirketin işe alım stratejisini geliştirmesine yardımcı olur. Sistem, hangi iş ilanının daha fazla başvuru aldığını, en çok hangi platformların kullanıldığını ve adayların hangi aşamalarda elendiğini analiz edebilir.

Örneğin, bir şirket ATS verilerini incelediğinde, LinkedIn’den gelen adayların daha başarılı olduğunu ancak diğer platformlardan gelen başvuruların mülakat aşamasına daha az geçtiğini fark edebilir. Bu bilgiye dayanarak, şirket gelecekteki işe alım stratejisini LinkedIn gibi daha etkili platformlara odaklanarak şekillendirebilir.

ATS Uyumlu CV Nasıl Hazırlanır?

Günümüzde birçok şirket, başvuruları değerlendirirken ATS (Applicant Tracking System) kullanmaktadır. Eğer CV’niz ATS’ye uygun değilse, sistem tarafından yanlış okunabilir veya hiç değerlendirmeye alınmadan elenebilir. Bu nedenle, ATS uyumlu bir CV hazırlamak, işe alım sürecinde öne çıkmak için oldukça önemlidir. İşte adım adım ATS uyumlu bir CV hazırlama rehberi ve örnekler:

1. Doğru Dosya Formatını Kullanın

ATS’nin en iyi taradığı dosya formatları DOCX ve PDF'tir. Ancak, bazı eski ATS sistemleri PDF dosyalarını düzgün okuyamayabilir. Bu yüzden başvurduğunuz şirketin hangi formatı tercih ettiğini öğrenmeye çalışın.

Yanlış Format

JPG, PNG, PPT, İnteraktif PDF

Doğru Format

DOCX, Düz (Text) PDF

Örnek

Eğer CV’nizi bir grafik tasarım programında hazırlayıp JPG olarak kaydederseniz, ATS bu dosyayı okuyamayacaktır. Bunun yerine Word veya Google Docs kullanarak DOCX veya PDF formatında kaydetmelisiniz.

2. Basit ve Düzgün Bir CV Tasarımı Kullanın

ATS, karmaşık tasarımları, sütunları, grafikler ve tabloları doğru okuyamayabilir. Bu nedenle sade, tek sütunlu bir CV tercih edilmelidir.

Yanlış Kullanım

Şirket Adı
Pozisyon
Yıl
ABC Firması
Mühendis
2022-2024

Doğru Kullanımt

ABC Firması
Mühendis, 2022-2024

Örnek

Eğer iş deneyiminizi bir tablo içinde düzenlerseniz, ATS bu bilgileri yanlış okuyabilir. Bunun yerine, tüm bilgileri düz metin olarak yazmalısınız.

3. Doğru Başlıkları Kullanın

ATS, belirli başlıkları tanıyacak şekilde programlanmıştır. Örneğin, "Deneyimlerim" yerine "İş Deneyimi" yazmalısınız.

Yanlış Başlıklar

• Benim İş Tecrübelerim
• Çalışma Hikayem
• Kariyer Yolculuğum

Doğru Başlıklar

• İş Deneyimi
• Eğitim
• Yetenekler
• İletişim Bilgileri

Örnek

Eğer "İş Deneyimi" yerine "Kariyer Geçmişim" gibi farklı bir başlık kullanırsanız, ATS bu bölümü tanımayabilir ve bilgilerinizi doğru değerlendiremeyebilir.

4. Anahtar Kelimeleri Doğru Kullanın

ATS, iş ilanındaki anahtar kelimeleri tarayarak uygun adayları filtreler. CV’nizin ilgili ilanla örtüşmesi için ilan açıklamasında geçen teknik terimleri ve becerileri kullanmalısınız.

Yanlış Kullanım

"Laboratuvar çalışmaları yaptım."

Doğru Kullanım

"PCR, hücre kültürü ve biyoproses mühendisliği tekniklerini kullanarak laboratuvar çalışmaları gerçekleştirdim."

Örnek

Eğer başvurduğunuz ilanda "Veri Analizi" yetkinliği aranıyorsa, CV’nizde "Excel kullandım" demek yerine "Excel, Python ve SPSS kullanarak veri analizi yaptım" yazmalısınız.

5. İş Deneyimlerini Ters Kronolojik Sıralayın

ATS, en güncel iş deneyiminizi en üstte görmek ister. En son çalıştığınız yerden başlayarak eski deneyimlerinizi aşağıya doğru sıralayın.

Yanlış Kullanım

ABC Firması (2018-2020)
XYZ Firması (2021-2023)

Doğru Kullanım

XYZ Firması (2021-2023)
ABC Firması (2018-2020)

Örnek

Eğer CV’nizde en eski iş deneyiminizi en üste yazarsanız, ATS sistemleri yanlış sıralama yapabilir ve güncel deneyiminizi göz ardı edebilir.

6. Gereksiz Bilgileri Çıkartın

ATS, uzun ve gereksiz detaylar içeren CV’leri tararken zorlanabilir. Bu yüzden hobiler, fotoğraf, doğum tarihi, medeni hal gibi bilgileri çıkartın.

Yanlış Kullanım

"Ben futbol oynamayı ve film izlemeyi çok severim. Aynı zamanda resim yapmaya da ilgim var."

Doğru Kullanım

(Bu tür kişisel bilgiler çıkarılmalı)

Örnek

Eğer ATS taramasında gereksiz bilgiler CV’nizi gereğinden uzun hale getirirse, sistem sizin önemli bilgilerinizi kaçırabilir.

7. Dosya İsmini Doğru Koyun

ATS’nin başvurunuzu daha iyi takip edebilmesi için CV dosyanızın adını düzenli ve anlaşılır şekilde kaydedin.

Yanlış Dosya İsmi

CV_son.pdf
Yeni CV (1).docx
Beni ise alın.doc

Doğru Dosya İsmi

Ad_Soyad_CV.docx
Ad_Soyad_CV_2024.pdf

Örnek

Eğer CV’nizin dosya adını "cvson.pdf" olarak kaydederseniz, işveren için belirsiz bir dosya haline gelebilir. Bunun yerine, adınızı ve soyadınızı içeren net bir dosya adı kullanmalısınız.

8. İletişim Bilgilerini Doğru Şekilde Ekleyin

ATS sistemleri iletişim bilgilerini CV’nin en üst kısmında ve açıkça yazılmış şekilde görmek ister.

Yanlış Kullanım

E-posta: ali_karizma.06@hotmail.com
Telefon: 0(532)1234567

Doğru Kullanım

E-posta: ali.kaya@gmail.com
Telefon: +90 532 123 45 67

Örnek

Eğer e-posta adresiniz profesyonel değilse veya numaranız yanlış formatta yazılmışsa, ATS sistemleri bunu yanlış okuyabilir.

Sonuç

ATS uyumlu bir CV hazırlamak, iş başvurularında öne çıkmanın en önemli adımlarından biridir. Karmaşık tasarımlar, yanlış formatlar ve eksik anahtar kelimeler, CV’nizin sistem tarafından elenmesine neden olabilir.  Başvuru sürecinde dikkat edilmesi gereken en önemli noktalar, CV’nizi düzgün formatlamak, anahtar kelimeleri stratejik olarak yerleştirmek ve gereksiz unsurlardan kaçınmaktır.

Bu makalede ATS sistemi ile ilgili bilgi verilmiş olup CV'nizi ATS uyumlu hazırlayabilmeniz için adımlar gösterilmiştir.