Mektupta Kullanılan Hitap Şekilleri | Profesyonel Hitaplar

İş başvurusu için hazırlanan mektup içerisinde akışa uygun olacak ve işverene olan saygınızı iletebilecek hitap şekillerini kullanmanız gerekmektedir.

Bu yazımızda profesyonel mektupta kullanılan hitap şekilleri hakkında bilgi vereceğiz.

Hitap Nedir?

‍

Kişiler arası etkili iletişim kurabilmenin temelinde hitap şekilleri bulunmaktadır. Hitap, iletişim kurmak için başlangıçta karşı taraftaki kişiye karşı olan seslenme biçimidir. Seslenme biçimleri kişinin yaşına, cinsiyetine, alt ve üst merci olmasına göre değişiklik gösterebilmektedir.

Örneğin, resmi bir durumda birisine "siz" şeklinde hitap etmek uygun olabilirken, daha samimi bir ortamda "sen" kullanmak daha doğru olabilir.

İletişimin başarılı olabilmesi için ortama uygun bağlamda duygu tonu seçilmesi önemlidir. Duygusal bir ortamda samimi bir hitap biçimi tercih edilebilirken resmi ortamlarda üst mercileriniz ile daha profesyonel hitap şekilleri kullanmak tercih edilebilir.

Hitap şeklini etkileyen bir diğer unsur ise kişilerin maruz kaldığı toplumsal kültür seviyesidir. Yaşanılan şehir, eğitim ve aile yapısı gibi değerler ve normları göz önüne alarak iletişim kurmak ve hitap biçimi seçmek gerekebilir.

Sonuç olarak, hitap ile iletişimdeki incelikler ifade edilir. Doğru hitap kullanımı, iletişimi güçlendirir ve karşı tarafın anlayışını ve işbirliğini artırabilir. Bu nedenle, iletişimde hitap kullanırken dikkatli olmak ve karşı tarafın beklentilerini ve tercihlerini göz önünde bulundurmak önemlidir.

İş Hayatında Kullanılan Profesyonel Hitaplar Nelerdir?

İş hayatında tercih edilen hitap şekillerinin önemli olmasının nedenlerinden birisi de sıkça farklı kişiler ile karşılaşabiliyor olmanızdır. Hem sizin alt mercilerinizden hem de üst mercilerinizden liderleriniz ile sık sık iletişime geçme durumunda kalabilirsiniz. Ayrıca bu kişiler hem hep gördüğünüz kişiler olabilir hem de ilk ve son kez gördüğünüz kişiler olabilir.

• Sayın: Türkçe'de çok sık şekilde kullanılan bir hitap biçimidir. Karşı tarafa nezaket ve saygıyı ifade etmek için tercih edilir. Daha çok üst mercilere hitap için kullanılmaktadır. Bu hitap, bir kişiye hitap edilirken kullanıldığı gibi, kurumları veya kuruluşları hedef alarak da kullanılabilir. Örneğin, "Sayın Müdür", "Sayın Bayan/Hanımefendi", "Sayın Başkan" gibi ifadeler de görülebilir.
  ‍
• Efendim: Daha sık olarak yüz yüze ve telefon görüşmelerinde üst mercilere seslenirken tercih edilen hitap şeklidir. Efendim hitabı sadece resmiyet izlenimi vermez aynı zamanda samimiyet de içermektedir. İş toplantılarında veya günlük iş iletişiminde, daha samimi bir ortam oluşturmak için tercih edilebilir. Efendim hitabını kullanırken karşınızdaki kişinin hitap tercihleri konusunda fikir sahibi olarak kullanmanız iyi olabilir.
  ‍
• Bay/Bayan: İş dünyasında hem alt hem de üst merciler ile resmiyeti korumak için sıkça tercih edilen hitap şekli bay ve bayandır. Bay hitabı yerine beyefendi de denebilmektedir. Bayan hitabı yerine de hanımefendi tercih edilebilmektedir. Örneğin, "Bay Yılmaz bugün sabah toplantısına geç kalacağını söyledi."
  ‍
• Ünvanlar: Kişinin sahip olduğu unvanlar da hitapta önemlidir. Örneğin, "Doktor", "Mühendis", "Avukat", "Profesör" gibi unvanlar, karşı tarafa hitap ederken kullanılabilir.
  ‍
• Değerli/Saygıdeğer: Hem bireysel hem de topluluklar için resmiyet barındıran bir hitap biçimi seçmek istediğinizde değerli hitabı işinizi kolaylaştırabilir. Değerli katılımcılar, saygıdeğer çalışanlar gibi örnekler işinize yarayabilir.
  ‍
• İsim: Daha samimi veya yakın ilişkilerde, karşı tarafa ismiyle hitap etmek yaygındır. Ancak bu, kişinin rahatı ve tercihlerine bağlı olarak değişebilir.
  ‍

Resmi Yazışmalarda ve Mektuplarda Kullanılan Hitap Şekilleri

Resmi yazışmalarda kullanılan dil profesyonel yaşamınız hakkında çalışma arkadaşlarınıza ve diğer meslek mensuplarına bilgi veren bir noktadır.

Özellikle iş başvuru sürecinde henüz sizi tanımayan işe alım takımına kendinizi tanıtırken kullandığınız hitap şekilleri hakkınızda çok bilgi gösterecektir. Mektup içerisinde, resmi yazışmalarda, dilekçelerde kullanılan hitaplar klasikleşmiş ve beklenen hitaplardır.

• Sayın:  "Sayın" hitabı, resmi yazışmalarda en yaygın kullanılan hitap şeklidir. Dilekçeler, motivasyon mektupları veya ön yazı gibi tüm resmi yazışmaların başlangıcı sayın hitabı ile başlamaktadır. Sayın hitabı ayrıca sık sık Sn. şeklinde kısaltma ile kullanılmaktadır.
  ‍
• Örnek kullanım: Sayın Yetkili, Sayın Kabul Komitesi, Sayın [Alıcı Adı]
  ‍
• Efendim: Daha sık yüz yüze ve telefon görüşmelerinde tercih edilse de e postalar içerisinde de resmiyet barındıran postalarda efendim hitabı kullanılan bir biçimdir. "Efendim" hitabı, daha samimi ancak yine de saygılı bir hitap şeklidir.
  ‍
• Değerli: "Değerli" hitabı, karşı tarafa duyulan saygıyı ve önemi vurgulamak için kullanılır. Örneğin, "Değerli Müşterimiz" veya "Değerli İş Ortağımız" gibi. Bu hitap şekli, daha samimi ancak yine de resmi bir iletişim için uygundur.
  ‍
• Unvanlar: Kişinin sahip olduğu unvanlar da hitapta önemlidir. Örneğin, "Doktor", "Mühendis", "Avukat", "Profesör" gibi unvanlar, karşı tarafa hitap ederken kullanılabilir. Özellikle dilekçe gibi metinlerde kişilerin ve kurumların isimleri ile unvanlar kullanılmaktadır.
  ‍
• ‍Saygılarımla: Yazışmanın sonunda kullanılan bir hitap formülüdür. Resmiyeti ve saygıyı ifade eder. "Saygılarımla" ifadesinin ardından genellikle imza yer alır.
  ‍
• ‍Arz Ederim: Bu ifade, bir isteği, talebi veya bildirimi resmi bir dille ifade etmek için kullanılır. Genellikle dilekçelerde, resmi yazışmalarda ve toplantı gündemlerinde görülür. "Arz ederim" ifadesi, karşı tarafa bir konuyu sunmak, iletmek veya bildirmek amacıyla kullanılır. Bu ifade, nezaket ve resmiyetin korunmasına katkıda bulunur.
  ‍
• ‍Örnek Kullanım: "Konuyla ilgili olarak gerekli incelemenin yapılmasını arz ederim."
  ‍‍
• Rica Ederim: Bu ifade, karşı tarafa nazikçe bir istekte bulunmak için kullanılır. Rica etmek, bir konuda yardım talep etmek veya bir isteği iletmek amacıyla kullanılır. "Rica ederim" ifadesi, talebin nezaketle sunulmasına ve karşı tarafın rahatıyla işbirliği yapılmasına yardımcı olur.
  ‍
• ‍Örnek Kullanım: "Gönderdiğim belgelerin incelenerek gereğinin yapılmasını rica ederim."
  ‍‍
• Değerli İlgili: Bu hitap şekli, bir resmi mektubun veya iş iletişiminin başlangıcında kullanılır. "Değerli İlgili," ifadesi, mektubun karşı tarafa hitap ederken saygıyı ve önemi vurgulamak için kullanılır. Aynı zamanda, karşı tarafın ilgisini çekmek ve mektuba dikkatini vermesini sağlamak amacıyla da tercih edilir.
  ‍

Resmi Mektupları Bitirme Cümleleri

Resmi mektuplar, iş dünyasında veya kurumsal iletişimde sıkça kullanılan iletişim araçlarıdır. Bir resmi mektubun sonunda kullanılan bitirme cümlesi, mektubun tonunu belirler ve iletişimi tamamlar. İşte, resmi mektupları bitirme cümleleri ve kullanımları:

• Daha fazla yardımda bulunabileceğimi düşünüyorsanız lütfen benimle iletişime geçin.
• Şimdiden teşekkür ediyorum.
• Bu konuyla olabildiğince çabuk ilgilenirseniz çok minnettar kalırım.
• Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olduğunda benimle aşağıdaki iletişim adresimden iletişime geçebilirsiniz.
• Beraber çalışmayı sabırsızlıkla bekliyorum.
• Bu konuyu sizinle görüşmeyi sabırsızlıkla bekliyorum.
• Daha fazla bilgi isterseniz ...
• Sizinle iş yaptığımız için mutluyuz.
• En kısa zamanda sizden haber almak dileğiyle.
• Saygılarımla.
• İyi dileklerimle.
• En içten dileklerimle.
• Teşekkür ederim.
• İşbirliğinize şimdiden teşekkür ederim.
• Bilgilerinize sunarım.
• Sağlık ve başarılar dilerim.
  ‍

Hitap Şekilleri Profesyonelliğin Korunmasında Nasıl Bir Rol Oynar?

Saygı ve nezaket ifade eder. Doğru hitap kullanımı, karşı tarafa saygı ve nezaketi ifade eder. "Sayın", "Değerli", "Efendim" gibi hitaplar, karşı tarafın önemsendiğini ve değer verildiğini gösterir.

Resmiyeti ve düzgünlüğü sağlar. Profesyonel hitap şekilleri, iletişimde resmiyetin ve düzgünlüğün korunmasına yardımcı olur. Özellikle resmi yazışmalarda ve kurumsal iletişimde, uygun hitap kullanımı önemlidir.

İletişimde güven oluşturur. Doğru hitap kullanımı, iletişimde güvenin oluşturulmasına yardımcı olur. Karşı taraf, kendisine saygı duyulduğunu hisseder ve işbirliği için daha istekli olur.

İlişkileri güçlendirir. Profesyonel hitap şekilleri, iş ilişkilerinin güçlenmesine katkıda bulunur. Karşı taraf, kendisine gösterilen saygı ve dikkat dolayısıyla işbirliği yapmaya daha istekli olur.

İmajı güçlendirir. Doğru hitap kullanımı, bir kurum veya bireyin imajını güçlendirir. Profesyonel bir iletişim tarzı, kurumsal itibarı artırır ve güvenilir bir imaj oluşturur.

Anlayışı artırır. Profesyonel hitap şekilleri, karşı tarafa anlayış ve empati gösterdiğinizi gösterir. Bu da iletişimde uyum ve işbirliği sağlar.